4 elemen terpenting sistem pengendalian intern

implementasi sistem pengendalian intern (SPI) bukan hanya dalam bentuk pengawasan. Melainkan gabungan berbagai elemen yang berbeda. Agar sistem pengendalian intern bisa berfungsi dengan efektif, minimal terdiri dari empat elemen utama yang berjalan sinergis—saling melengkapi dan saling mendukung. Berfungsi efektif yang saya maksudkan adalah mampu meminimalisir potensi penggelapan, pencurian dan bentuk penyelewengan lainnya hingga ke titik terendah

agar efektif sistem pengendalian manajemen harus mengandung 4 elemen di bawah ini :

1. prosedur dan kebijakan yang mengikat dan jelas 
Ini fundamental sifatnya. Tidak boleh tidak, harus ada. Tanpa prosedur dan kebijakan yang jelas, pegawai tidak akan tahu mana yang boleh dan mana yang tidak boleh dilakukan. Prosedur harus mengikat, dalam artian setiap perilaku yang tidak sesui dengan prosedur akan diganjar hukuman. Prosedur haru jelas, tidak multi tafsir, tidak memiliki celah untuk memungkinkan terjadinya pelanggaran.
Misalnya: Untuk menerima barang dari pemasok/vendor, bagian receiving harus:

• Membandingkan “Surat Jalan” vs. “Purchase Order” vs “Physical Check”, untuk memastikan barang yang diterima sudah sesuai pesanan, dan surat jalan sudah sesuai kenyataan.
• Bila ada perbedaan, maka petugas receiving harus menghubungi bagian pembelian untuk kemudian diteruskan ke vendor. Vendor harus mengirimkan barang yang sesuai dengan PO selambat-lambatnya dalam waktu 24 jam. Bila tidak pesanan dibatalkan.
• Apakah harus persis sama atau ada toleransi? Apakah ada pengecualian? Kalau ada pengecualian atas apa dan siapa yang berwenang memberikan approval untuk menerima perbedaan itu?
• Bila ketiganya sudah sama, maka petugas receiving harus memasukan data penerimaan, mencetak receiving slip, di staple jadi satu, untuk kemudian dikirimkan ke bagian accounting.
• Dan seterusnya.

Bila ada perbedaan antara ketiga dokumen itu tetapi petugas receiving tidak menghubungi bagian pembelian, atau bagian pembelian tidak menindaklanjuti, atau menerima perbedaan tanpa approval dari pejabat yang berwenang, maka siapapun yang melanggar harus mendapat hukuman. Tanpa itu, prosedur akan cenderung dilanggar.
Semua itu dituangkan di dalam sebuah prosedur dan kebijakan. Dan semua aktvitas (di semua wilayah operasional persahaan), harus memilik prosedur dan kebijakan yang mengikat, dan jelas.
Bayangkan kalau tidak ada prosedur, bukan saja membuat potensi penggelapan/pencurian/penyelewengan menjadi tinggi, tetapi juga membuat banyak waktu habis ditengah jalan hanya untuk bolak-balik menjalankan satu proses aktivitas, karena pegawai tidak tahu pasti harus berbuat apa.

2. Peralatan yang memadai
Piranti di sini bisa jadi berupa komputer, device tertentu (misalnya mesin finger print untuk absensi, atau scanner barcode untuk penerimaan barang dan pencatatan persediaan yang akurat, body-scanner untuk memeriksa orang yang keluar masuk dari lokasi perusahaan, camera CCTV, brankas dengan locker digital dan manual, alat penimbang, stempel digital yang dilengkapi dengan alat anti duplikasi, dll).
Peranan piranti sangat besar. Piranti dimaksudkan untuk 2 tujuan utama berikut ini :Memastikan prosedur dan kebijakan berjalan dengan mulus tanpa hambatan, dan nenutup celah peluang terjadinya penggelapan/pencurian/penyelewengan

3. pengawasan terus menerus 
4. evaluasi berkala